Pro Doen — Documentatie · Offertes
Versturen en digitaal ondertekenen
Verzenden
Bij Verstuur doen we drie dingen tegelijk:
- We mailen de klant met een knop Bekijk offerte.
- We slaan een snapshot op van de offerte zoals hij op dat moment is (de versie die de klant te zien krijgt).
- We starten je opvolg-ritme (zie verderop).
De mail komt vanaf je eigen domein als je dat hebt ingesteld (Instellingen → Verzenddomein). Anders vanaf [email protected] met jouw bedrijfsnaam als afzender.
Wat de klant ziet
De klant opent de link en ziet de offerte in z'n browser — geen download nodig, leest goed op mobiel. Onderaan staan twee knoppen:
- Akkoord — digitaal ondertekenen
- Ik heb een vraag
Bij Akkoord tekent de klant in één klik. Geen account, geen wachtwoord. Bij Vraag krijgt 'ie een eenvoudig berichtveld; jij krijgt direct een mail met de vraag erbij.
Wat we vastleggen
Zodra de klant tekent, slaan we automatisch op:
- Wie heeft getekend (naam, e-mailadres)
- Wanneer (datum + tijd, tot op de seconde)
- Vanaf welk apparaat (browser, IP-adres)
- Welke versie van de offerte (snapshot-id)
- Welke versie van je algemene voorwaarden meegestuurd was
Dit bewijsdossier vind je terug bij de offerte zelf, en is downloadbaar als één PDF (handig voor je administratie of bij discussie achteraf).
Opvolg-herinneringen
Standaard sturen we automatisch:
- Na 3 dagen: een korte herinnering — "de offerte staat nog open voor je".
- Na 7 dagen: tweede herinnering met de optie om vragen te stellen.
- Na 14 dagen: vriendelijke afsluiter.
Je kunt deze per offerte uitzetten of het ritme aanpassen onder Instellingen → Opvolging. Het waarom achter dit ritme staat in deel 5 van de offerte-serie.
Wat als de klant niet wil ondertekenen?
Sommige klanten geven liever per mail akkoord. Dat mag — een mail terug met "akkoord" plus een akkoord-klik in de offerte hebben dezelfde juridische waarde. Wij registreren beide.